La liste exacte
Que vous ouvriez un code chez une compagnie ou chez un grossiste, le dossier est identique : ces pièces servent à vérifier que vous remplissez les conditions d’exercice de l’intermédiation. Avant de les réunir, il est utile de savoir ce qu’un code engage réellement.
- Un extrait KBIS de moins de trois mois. C’est la pièce la plus souvent périmée au moment de l’instruction : demandez-la en dernier, pas en premier.
- L’attestation d’immatriculation ORIAS de l’année en cours. Elle doit mentionner la catégorie correspondant à l’activité visée.
- L’attestation de responsabilité civile professionnelle. En cours de validité, aux montants réglementaires, et couvrant les branches que vous comptez distribuer.
- Le certificat de capacité professionnelle du dirigeant. Formation, expérience ou diplôme : les trois voies sont recevables, mais la pièce doit exister.
- La pièce d’identité du dirigeant, en cours de validité.
- Un RIB au nom du cabinet. Un RIB personnel bloque le dossier immédiatement.
- Les statuts à jour, signés, avec les dernières modifications enregistrées.
Les trois pièces qui font recaler
1. L’attestation de RC professionnelle
C’est la première cause de blocage, et rarement pour une raison de fond. Le contrat existe, il est payé, mais l’attestation mentionne un périmètre d’activité qui ne couvre pas la branche visée, ou des montants de garantie inférieurs aux minima. Un avenant chez votre assureur RC règle la question en quelques jours, encore faut-il savoir qu’il manque.
2. L’attestation ORIAS
Deux erreurs fréquentes : présenter celle de l’année précédente, ou une catégorie qui ne correspond pas. Un courtier immatriculé en COA qui demande un code sur une gamme relevant d’une autre catégorie verra son dossier ajourné sans autre explication.
3. Le certificat de capacité
Beaucoup de dirigeants disposent de la capacité par l’expérience, mais n’ont jamais fait établir l’attestation correspondante. Anticipez : la reconstituer prend parfois plusieurs semaines, notamment si l’ancien employeur doit fournir un certificat de travail détaillé.
Dans quel ordre les réunir
L’ordre compte, parce que certaines pièces ont une durée de validité courte et d’autres un délai d’obtention long. Commencez par ce qui prend du temps, finissez par ce qui périme.
- Semaine 1 : certificat de capacité et statuts à jour : les deux pièces les plus lentes à obtenir.
- Semaine 1 : demande d’avenant RC pro si le périmètre doit être élargi.
- Semaine 2 : attestation ORIAS de l’année, RIB, pièce d’identité.
- Juste avant l’envoi : KBIS, pour qu’il soit le plus récent possible.
« Un dossier sur deux nous arrive avec une attestation RC dont le périmètre ne couvre pas la branche demandée. Le courtier l’ignore, parce que personne ne lit une attestation de RC avant d’en avoir besoin. Nous la vérifions avant de déposer le dossier en comité cela évite un aller-retour de trois semaines. »
Ce qui change si vous encaissez les primes
Si vous encaissez des fonds pour le compte de vos clients, deux obligations s’ajoutent : une garantie financière, dont l’attestation vous sera demandée, et un compte bancaire distinct dédié aux fonds clients. Beaucoup de cabinets choisissent de ne pas encaisser précisément pour s’en dispenser : c’est un arbitrage à faire avant l’ouverture du code, pas après, car il figure dans la convention de courtage.
Durée de validité et délais
Le KBIS est généralement accepté jusqu’à trois mois, l’attestation ORIAS pour l’année civile en cours, l’attestation de RC jusqu’à son échéance. Comptez de deux à huit semaines d’instruction chez une compagnie selon la période, nettement moins chez un grossiste : l’essentiel du délai tient à la complétude du dossier, pas à l’examen lui-même.
Si votre dossier est complet et que la réponse tarde, demandez le motif par écrit. Cette démarche débloque plus de situations qu’on ne l’imagine, et si la réponse est négative, les cinq motifs de refus vous diront lequel vous concerne.
Un dossier vérifié avant d’être déposé
Chez ActuData, votre inspecteur contrôle les sept pièces avec vous avant le passage en comité. Comptez une semaine entre le premier échange et l’ouverture du code.
Demander l’ouverture de mon codeVos questions
De quand doit dater le KBIS ?
Moins de trois mois dans la quasi-totalité des cas. Demandez-le en dernier, juste avant l’envoi du dossier : c’est la pièce qui périme le plus vite.
La garantie financière est-elle obligatoire ?
Uniquement si vous encaissez des primes ou des fonds pour le compte de vos clients. Si vous ne les encaissez pas, elle ne vous est pas demandée.
Peut-on déposer un dossier incomplet en attendant les pièces manquantes ?
C’est possible mais rarement utile : l’instruction ne démarre qu’à réception du dossier complet, et un dossier partiel est souvent classé sans suite plutôt que mis en attente.
Faut-il refournir ces pièces chaque année ?
L’attestation ORIAS et l’attestation de RC professionnelle sont réclamées à chaque renouvellement annuel. Les autres pièces ne sont redemandées qu’en cas de modification statutaire.
Sources
- ORIAS, registre unique des intermédiaires : catégories et renouvellement annuel
- Code des assurances, conditions d’exercice : capacité professionnelle, honorabilité, RC professionnelle, garantie financière
- Formulaires de demande d’ouverture de code publiés par les compagnies et mutuelles françaises